Télésecrétariat : les 5 qualités majeurs indispensables

Avant tout, le télésecrétaire est une personne qui prend en charge toutes les diverses tâches que peut gérer un secrétaire dit traditionnel. Cependant, ce dernier peut-être indépendant ou travailler pour un organisme extérieur. Pour trouver le meilleur rapport efficacité/tarif, il est nécessaire que cet individu soit doté de plusieurs qualités. Justement, découvrez dans cet article les bonnes qualités que doit posséder un téléassistant.

La maîtrise de l’accueil

La condition sine qua non pour une réussite dans ce métier réside principalement dans l’accueil. Le premier échange déterminera l’image de l’entreprise pour les clients et les prospects. Souvent, le métier de télésecrétariat est sollicité par des indépendantistes tels que les médecins, les avocats ou les cabinets spécialisés.

Par conséquent, être chaleureux et accueillant est primordial lorsque le ou la télésecrétaire sera au téléphone. Cela donnera envie à l’interlocuteur de poursuivre la discussion, établissant ainsi une bonne relation entre les deux parties.

L’aisance relationnelle

Ce métier se repose sur des échanges, c’est-à-dire que le téléassistant reçoit et émet des appels en plus de la gestion des diverses tâches administratives. L’aisance que cet individu aura autour des échanges qui se dérouleront déterminera l’image que les clients et sociétaires auront de la société.

En outre, cela consiste à tenir des propos fluides, concis et clairs tout en restant à la fois courtois et professionnel. Cette aisance relationnelle travaillera également pour améliorer l’image de marque que souhaite imposer le client dans son secteur d’activité.

L’écoute active et la bonne compréhension

Étant donné que ce poste a pour but la gestion des appels entrants et sortant de la société, une écoute active semble impérative. Il est bien de noter que : « Entendre ne veut pas dire écouter, car l’ouïe est un sens, mais l’écoute est un art ».

Être capable d’écouter l’interlocuteur tout en ayant une bonne compréhension de ses propos sont les fondements mêmes d’un télésecrétaire opérationnel. Toutefois, une mauvaise interprétation peut avoir de graves répercussions sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Par ailleurs, malgré la difficulté d’une situation donnée ou l’impossibilité d’offrir une vraie solution, le téléassistant devra véhiculer une réelle empathie envers ses auditeurs. En effet, malgré leurs insatisfactions, ces personnes seront susceptibles de revenir plus tard si la situation a correctement été gérée.

Le professionnalisme

Étant directement en collaboration avec des personnes externes à l’entreprise, cette personne doit être courtoise, aimable et concise dans les informations qu’elles donnent. Par conséquent, la tergiversation n’a pas sa place. Toute l’importance du professionnalisme réside dans l’image résultant des activités et des échanges tenus par le télésecrétaire.

Malgré tout, une personne peut parfois être distraite. Toutefois, lorsqu’un appel ou une tâche est à réaliser, cet individu devra être présent et agir comme si cette action était la plus importante. Et cela, tout au long des diverses tâches à réaliser. Par ailleurs, il devra porter une attention particulière à ses actions.

L’organisation

Dans la grande majorité des cas, ce métier est exercé dans des centres d’appels ou centres de contact, mais les émérites du web se lancent aussi dans l’aventure. Cet emploi reflète la gestion de plusieurs actions à la fois. Savoir informer les clients, prendre les rendez-vous, transférer et émettre des appels, prendre des notes, rédiger, transcrire et traiter les urgences avec délicatesse.

L’individu en charge du poste doit savoir gérer et anticiper toutes ces actions avec aisance et rapidité. Dès lors, il est impératif de mettre en place un emploi du temps et savoir s’adapter aux logiciels que le client utilise.

Par ailleurs, le télésecrétariat est un métier qui englobe un grand nombre de tâches et de spécifications à réaliser. Pour ce faire, il faut que l’employé ait une maîtrise technique des outils de base pour parfaire son travail.