Les points clés pour réussir l’organisation d’un séminaire

Le séminaire d’entreprise fait partie des événements professionnels les plus importants. Il a pour principal objectif de rassembler les collaborateurs hors des locaux de travail et de renforcer la culture d’entreprise. Pour faciliter la mise en relation des équipes, une organisation minutieuse est nécessaire, que ce soit au niveau du choix du lieu, des activités ou du buffet.

Préparer le séminaire avant l’événement

Organiser un séminaire à Paris ne s’improvise pas, surtout quand on a un budget à respecter. En tant que moment de détente et de partage, cet événement doit permettre aux collaborateurs de se ressourcer émotionnellement et intellectuellement. Pour atteindre ces objectifs, il est important que l’organisateur réponde aux attentes de ses équipes, aussi bien au niveau de l’animation qu’au niveau du décor. La première chose à faire est donc de trouver un thème au séminaire. Celui-ci est nécessaire pour définir l’objectif premier de l’événement (lancement d’un nouveau produit, récompenser les employés…). Il permet de faciliter la préparation du séminaire, car l’animation et le décor de la salle s’articuleront tous autour du thème.

Après avoir choisi le thème, il faut penser à fixer une date pour organiser le séminaire. Celle-ci dépend en général de l’agenda de l’entreprise, mais pour faire de l’économie, il est conseillé d’opter pour le début de la semaine. Les gérants des salles ont, en effet, tendance à baisser leurs tarifs à cette période. En ce qui concerne la salle, le mieux est de trouver un lieu adapté au thème et à l’univers de l’événement. Les participants devront s’y sentir parfaitement à l’aise et détendus. On revient donc à ce qui a été dit précédemment. Pour ce faire, le lieu de séminaire devra être calme, convivial et surtout, bien décoré (rester dans la simplicité malgré tout).

Les détails auxquels il faut penser

L’élaboration d’un rétro planning est aussi indispensable pour garantir la réussite du séminaire. Celui-ci permet de suivre toutes les étapes de l’événement et de veiller à son bon déroulement. Pour ce faire, l’organisateur doit définir le programme et le planning du jour, notamment la durée des conférences, les temps de pause, les activités à proposer, etc. Il doit également prévoir une marge de manœuvre en cas de retard ou d’imprévu. Pendant l’événement, il est important de contrôler la présence des participants et de vérifier s’ils sont bien à l’aise. La salle doit, bien entendu, être aménagée de la meilleure manière possible pour favoriser la détente et la performance de chacun.

L’animation fait également partie des éléments fondamentaux auxquels il faut penser pendant les préparatifs. Celle-ci vise à booster l’enthousiasme et la motivation des participants. Pour y arriver, le dirigeant d’entreprise doit organiser des activités qui récompenseront les éléments vainqueurs du jeu. Cette animation permet, non seulement, de valoriser les employés, mais aussi de renforcer l’esprit d’équipe. L’organisation d’un séminaire implique aussi de la nourriture et des boissons à volonté. Si le séminaire se déroule le matin, le choix d’un menu léger et diététique peut être une bonne idée. S’il se déroule le soir, il est préférable de servir un repas plus festif.