Législation relative au SAE à valeur probante

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Conserver un document à partir d’un SAE à valeur probante c’est réaliser la copie électronique fiable du document en question et le sauvegarder de manière pérenne. Cette copie électronique aura ainsi la même valeur légale que sa version physique. Toutefois, pour que cela soit vrai, il faut garantir l’authenticité du document, c’est-à-dire être en mesure de prouver que le document concerné est bien ce qu’il prétend être. À cet effet, on lui apposera un horodatage ainsi qu’une signature, un cachet ou une empreinte électronique attestant de sa fiabilité. Mais sachez que tout ceci est réglementé. Il existe bel et bien une législation qui met en avant les dispositions à prendre pour mettre en place un SAE à valeur probante.

Les articles de loi concernant l’archivage à valeur probante

Il y a tout un cadre légal à respecter dans le cadre de la mise en œuvre d’un archivage à valeur probante. Vous vous en rendrez compte si vous prenez le temps de cliquer pour avoir des informations sur le SAE à valeur probante. Plusieurs articles de loi ont été mis en place pour réglementer tout système d’archivage à valeur probante. On peut ainsi citer l’article 16 de la loi de finances rectificative du 29 décembre 2016 qui permet aux entreprises de conserver leurs justificatifs de notes de frais sur support informatique ou sur support papier. Cela dit, ce n’est plus une obligation pour elles de conserver les justificatifs papiers dans leur format d’origine durant une période fiscale de 6 ans, mais il est nécessaire de posséder des copies fiables et conformes au format électronique, lesquelles copies doivent aussi être conservées pendant une période minimum de 6 ans. La notion de « valeur probante » intervient à ce niveau.

Il existe également l’article A. 102 B-2 de l’Arrêté du 22 mars 2017 qui pose les conditions de la numérisation des factures. Pour que la valeur probante soit garantie, il est nécessaire que les preuves numériques soient des copies conformes et inaltérées. Aussi, leur numérisation doit être faite sans perdre leur qualité. Ensuite, il faut veiller à les enregistrer dans un format standard qualifié d’intelligible, comme le format PDF et le format PDF 1/3. Il est également indispensable d’assortir ces copies d’un cachet serveur, d’une signature électronique ou d’une empreinte numérique. En outre, il est bon de faire en sorte qu’elles soient horodatées.

Sachez que des conditions doivent être réunies pour que la valeur de l’écrit électronique soit similaire à celle du document papier, comme le permet la loi du 13 mars 2000 introduisant le numérique dans le Code civil. D’abord, il faut que la personne de laquelle émane le document soit clairement identifiée grâce à une signature électronique. Aussi, il est nécessaire de faire la conservation du document en étant sûr d’en garantir l’intégrité.

Si un contrôle est effectué par l’URSSAF ou les services fiscaux, les justificatifs à valeur probante peuvent être présentés. Ils possèdent la même valeur que les justificatifs originaux.

L’authenticité des documents assurée

Lorsqu’un SAE est déployé dans le strict respect de la législation, on peut être sûr de garantir l’authenticité des fichiers archivés. Sachez que les documents conservés peuvent provenir d’un système d’information externe, comme un ERP ou une chaîne de numérisation. Quelle que soit la source, les documents subissent plusieurs contrôles. Leur authenticité est vérifiée à partir de plusieurs moyens, dont la signature électronique. Cela permet de prouver qu’il s’agit bel et bien d’une copie numérique de l’original certifiée. Sa description peut se faire à partir de ses métadonnées ainsi que par les informations qui constituent son cycle de vie, comme la date et l’heure de création et la durée de conservation. Notez qu’à la fin de l’archivage, les documents pourraient être détruits.

Aussi, quand le SAE est mis en œuvre en respectant la législation, on accorde de l’importance à la pérennité de l’archivage. Un soin particulier est apporté au choix des formats des documents. Il est en effet nécessaire de les stocker en ayant l’assurance de les consulter par les logiciels disponibles, et ce, tout au long de leur conservation.

Par ailleurs, la législation impose de réaliser un système d’archivage électronique de manière à garantir l’intégrité des documents conservés. Pour cela, il est bon qu’une empreinte numérique soit créée et communiquée à chaque fois qu’une opération est effectuée sur un document.