La signature électronique : pourquoi l’adopter en entreprise ?

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Avec le développement sans cesse grandissant du digital, plusieurs tâches se font aujourd’hui plus facilement en ligne. C’est le cas de la signature électronique, une nouvelle solution numérique pour l’authentification des documents. De quoi s’agit-il concrètement ? Quels sont les avantages de la signature électronique pour une entreprise ? Plus de détails dans cet article.

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

Reposant sur un système ou une technique cryptographique, la signature électronique est pour le document numérique ce que représente la signature classique pour un document papier. En effet, elle a été mise place pour donner une importance légale aux documents numériques.

Aujourd’hui, les possibilités pour signer électroniquement un document sont multiples sur le marché. Cependant, il est important de choisir une solution fiable pouvant garantir l’authenticité de vos documents. Optez pour un outil efficace et sécurisé comme celui disponible sur https://www.e-signproof.com. Reconnue dans 177 pays, la signature électronique d’E SignProof peut s’implémenter sur tous les types de documents en format numérique : Word, PDF, XML, logiciels de type CRM, ERP, etc. Elle peut être utilisée par tous les corps de métiers à savoir les professionnels du droit, de la comptabilité, de l’immobilier, des assurances…

Les atouts d’une signature numérique

La signature électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises. Voici les principaux points forts de cette solution.

Gagner du temps et limiter les dépenses

Le gain de temps est l’un des principaux avantages liés à l’utilisation de la signature numérique. En fait, avec elle, toutes les transactions se font via mail ou autres flux numériques. Le document à signer peut donc être envoyé par des canaux digitaux comme whatsapp, Telegram ou à travers un lien qui renvoie sur le site de l’entreprise. Cet état de choses permet de limiter les contraintes liées au temps et de limiter les risques. L’entreprise n’a donc plus besoin de dépenser de l’argent et du papier pour imprimer le document. Grâce à cette technologie, les entreprises ont la possibilité de traiter des contrats avec leurs clients en ligne sans avoir besoin de se déplacer.

Rehausser l’image de l’entreprise

Les entreprises qui optent pour la signature numérique sont comme à la pointe de la technologie. La signature électronique est de ce fait une invention qui porte au pinacle les entreprises et participe à la modernisation de leur image. Par ailleurs, il est quasiment impossible de falsifier des documents signés de façon numérique. Ainsi, elle donne une certaine notoriété et confère un grand sérieux à l’entreprise. La signature électronique renforce et solidifie les liens avec le client. Dans le même temps, elle offre une certaine facilité dans les échanges entre les sociétés, leurs partenaires, et leurs clients.

Une meilleure gestion des documents

La signature numérique permet à l’entreprise d’avoir ses documents sous forme numérique. Il est ainsi plus facile de les gérer. L’entreprise peut donc faire fi des systèmes d’archivage du papier. Elle n’aura plus à gérer des piles de dossiers encombrants et pourra désormais constituer une base de données sécurisée, fiable et sans protocole en ligne. La signature électronique est aussi connue pour la sécurité qu’elle offre aux documents des entreprises. Elle permet aussi de remédier à certains soucis juridiques et financiers auxquels sont souvent confrontées les entreprises dans la gestion des documents administratifs.

En définitive, la signature numérique, même si elle demeure encore méconnue de certaines structures, est une véritable révolution qui participe à la professionnalisation des services des entreprises.