La dématérialisation : une solution pour gagner de la productivité en entreprise

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Après l’informatisation des départements de l’entreprise, la tendance est désormais à la dématérialisation des documents. Effectivement, les nouvelles technologies encouragent les dirigeants à suivre cette voie. L’usage de pièces dématérialisées s’impose aujourd’hui dans de nombreux domaines. Heureusement, plusieurs solutions s’offrent aux entrepreneurs désireux d’adopter ce changement.

La dématérialisation : un changement qui s’impose à toutes les entreprises

Une société doit évoluer avec son temps pour préserver ses parts de marché. Aujourd’hui, les structures qui n’emploient aucun système informatique sont par exemple vouées à disparaitre. Dans les années à venir, celles qui n’ont pas opté pour une solution de dématérialisation connaitront le même sort. En effet, les dernières décisions prises par les législateurs semblent confirmer cette prédiction. L’article 220 de la loi Macron reconnait la valeur juridique des factures sous format numérique. Par ailleurs, la facturation électronique est désormais une obligation sur les marchés publics. Dans ce contexte, les dirigeants doivent déjà amorcer ce changement pour éviter d’éventuels litiges.

Malgré tout, il ne faut pas considérer la dématérialisation comme une contrainte. Elle est bénéfique sur plusieurs points. L’utilisation de pièces dématérialisées permet d’optimiser le temps de travail. Ces documents numérisés sont accessibles directement sur le système informatique de l’établissement. Cela facilite grandement les échanges d’informations. Ce qui se traduira également par un gain de productivité.

Contrairement aux idées reçues, cette démarche n’est pas réservée aux grandes entreprises. Les PME peuvent tout à fait mener cette transformation dans le but de réduire les coûts de fonctionnement de la structure. En effet, on réussira à limiter le nombre de documents à imprimer.

Un fournisseur de solution de dématérialisation, comme Dpii-Telecom, est un partenaire privilégié, pour garantir la sécurité des échanges,  par le biais de protocoles informatiques pensés à cet effet.

Aperçu sur les normes à respecter en matière de dématérialisation

Il ne suffit pas de scanner les documents pour obtenir une pièce dématérialisée. À vrai dire, ce processus obéit à des normes spécifiques. La loi oblige les établissements concernés à apposer une signature électronique. Ceci a pour but de simplifier l’authentification de chaque entité qui manipule des pièces de ce type. Dans ce contexte, les entreprises doivent absolument contacter des prestataires spécialisés. Ces intervenants régleront tous les détails techniques. D’ailleurs, ils collaborent avec des autorités de confiance afin de se conformer aux mieux aux standards européens.

Ces services se présentent sous plusieurs formes. La plupart des sous-traitants s’occupent aussi bien des documents entrants que sortants. À cette occasion, ils veillent au respect du cahier des charges fourni par le client. Selon les demandes de ce dernier, la société contactée aura également pour mission de stocker les données. Les pièces seront accessibles à l’aide d’un système cloud. Par conséquent, les collaborateurs pourront les consulter quand ils le souhaitent et depuis n’importe quel périphérique.