Comment trouver une agence de production d’événements ?

2022 a été une année difficile pour la production d’événements. De nombreux partenaires de production d’événements ont dû pivoter et changer leurs activités pour survivre, et d’autres ont dû fermer leurs portes. Aujourd’hui, alors que le secteur des événements en direct commence à revenir à la vie, de nombreux pop-up shops et de nouvelles sociétés de production inexpérimentées inondent le marché et rendent plus difficile la recherche d’un fournisseur qualifié. C’est pourquoi nous avons rédigé cet article en nous appuyant sur nos dizaines d’années d’expérience en matière d’événements en direct pour vous aider à savoir ce que vous devez rechercher chez un partenaire de production d’événements pour votre concert, votre tournée ou votre festival de musique.

Commencez en pensant à la fin

Avant de chercher la société de production de concerts, de tournées ou d’événements idéale, assurez-vous de préparer votre relation au succès. Cette préparation implique de commencer tôt. Les réunions de pré-production de votre événement doivent commencer environ trois mois avant la date de l’événement. Vous devez également profiter de cette période pour développer une vision claire de votre événement. Même une société de production d’événements expérimentée peut avoir des difficultés à faire ressortir le potentiel d’un événement si votre vision n’est pas claire. Vous devez également établir une liste de contrôle des besoins pour la production de votre concert, événement ou tournée. Les éléments de votre liste de contrôle sont les suivants :

Son et lumière

Taille de l’équipe

Composants interactifs

Quel équipement est fourni par le lieu de spectacle ?

Quel équipement doit être loué ?

L’événement sera-t-il retransmis, diffusé en direct ou devra-t-il être enregistré par des professionnels ?

Société audiovisuelle ou société de production d’événements : Assurez-vous de bien comprendre ce que vous recherchez

 

Une fois que vous avez défini l’idée et les besoins approximatifs de votre événement, vous devez commencer à chercher une société de production d’événements. La première chose à identifier dans vos recherches est que vos partenaires potentiels sont des sociétés de production d’événements professionnels. Parfois, une société audiovisuelle aime élargir son offre et se transformer en société de production d’événements. Une société audiovisuelle est compétente en matière de matériel événementiel et peut vous aider à installer ce matériel pour votre événement, mais son expertise s’arrête là. Elle n’est pas une société de production d’événements.

Une société de production d’événements fournit l’installation et le fonctionnement de l’équipement, mais aussi beaucoup plus. Une société de production d’événements à service complet peut vous aider à concevoir votre événement dès le départ. Au-delà de l’installation, une agence d’hôtesse d’accueil à Paris vous aidera à donner vie à votre vision de l’événement. Elle peut vous aider à concevoir et à coordonner la scène, le son, l’éclairage et le multimédia, transformant ainsi votre idée d’événement en une expérience extraordinaire pour le public. En plus de fournir les détails de la production d’événements en dehors de la scène, comme le contrôle des foules et la sécurité. Les événements ne se limitent pas à la gestion des lumières et du son. Il est essentiel de travailler avec un partenaire de production d’événements capable de fournir l’ensemble des services dont votre événement a besoin.

Entreprises de planification, de gestion et de production d’événements

Vous devez également vous assurer que vous recherchez le bon type de partenaire de production d’événements. Bien qu’ils puissent sembler similaires, il existe des différences entre une société de planification d’événements, une société de gestion d’événements et une société de production d’événements. Une société de planification d’événements intervient en amont, en aidant les clients à trouver des lieux, à finaliser les dates de l’événement, à engager des traiteurs, à gérer les budgets, etc. En revanche, une société de gestion d’événements s’occupe de la gestion de projet de la production d’événements. Ces sociétés aident à l’inscription à l’événement, à la gestion du personnel de l’événement et à la résolution des conflits sur place, afin d’exécuter votre événement. Une société de production d’événements se concentre sur la présentation en direct, sur scène, d’un événement. Elle travaille souvent avec les présentateurs/acteurs, les équipes audiovisuelles et les fournisseurs de technologie pour produire et offrir des expériences en direct incroyables lors d’un événement, d’un concert ou d’une tournée. En général, la société de production d’événements gère tous les aspects de la production scénique pour le client.